Na wstępie należy zaznaczyć, iż nie na każde potrącenie z wynagrodzenia o pracę zgoda pracownika jest wymagana.
W art. 87 kodeksu pracy znajdziemy zamknięty katalog możliwych potrąceń z wynagrodzenia bez zgody pracownika. Zgodnie z §1 wskazanego przepisu – po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych – potrąceniu podlegają tylko:
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych - do wysokości trzech piątych wynagrodzenia;
- sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne - do wysokości połowy wynagrodzenia;
- zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi - do wysokości połowy wynagrodzenia;
- kary pieniężne przewidziane w art. 108 (kary porządkowe).
Powyższych potrąceń dokonuje się we wskazanej kolejności.
Co jednak w sytuacji, gdy pracownik ustnie wyrazi zgodę na inne potrącenie z wynagrodzenia lub umowa o pracę zawiera ogólne oświadczenie pracownika, iż zobowiązuje się on do ponoszenia wszelkich kosztów, np. uszkodzenia powierzonego sprzętu służbowego lub niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji?
Zgodnie z art. 91 § 1 kodeksu pracy taka zgoda nie jest wystarczająca, gdyż należności inne niż wymienione w art. 87 mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie.
Jak słusznie wskazuje się w doktrynie przepis ten zawiera trzy warunki, które muszą zaistnieć łącznie po stronie pracownika, tj.:
- dobrowolność zachowania pracownika;
- świadomość istnienia zobowiązania;
- forma pisemna zgody.
Zgoda na potrącenie oraz zrównany z nią wniosek w tej sprawie powinna być dokonana w formie pisemnej. Co prawda w art. 91 § 1 kp nie zastrzeżono skutku niezachowania tej formy, jednak orzecznictwo kierując się charakterem przepisu uznaje, iż wyrażenie przez pracownika zgody na potrącenie bez zachowania formy pisemnej (ustnie lub w sposób dorozumiany) jest nieważne (tak np. stwierdził SN w wyroku z dnia 1 października 1998 r. , I PKN 366/98, OSNAPiUS 1999, nr 21, poz. 684).
Co bardzo ważne, wyrażanie zgody na potrącenie jest możliwe tylko w przypadku, gdy dług jest skonkretyzowany oraz znany pracownikowi co do wysokości i przesłanek odpowiedzialności.
Jak słusznie zauważył SN w uchwale z dnia 4 października 1994 r. „Wyrażenie przez pracownika na podstawie art. 91 k.p. w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej zgody na potrącanie przez zakład pracy z wynagrodzenia za pracę należności z tytułu niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji - jest nieważne.” (Uchwała SN z dnia 4 października 1994 r., I PZP 41/94, LEX nr 119).
Zgoda pracownika nie może być „blankietowa” czyli dokonana bez odniesienia się do konkretnej, znanej już należności oraz do skonkretyzowanej kwoty (wyrok SN z dnia 5 maja 2004 r., I PK 529/03).
Dopuszcza się jednak, że zgoda na dokonanie potrącenia może nastąpić już po jego dokonaniu, gdy pracownik uznaje dług.
Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, iż zapis w umowie o pracę lub ogólne oświadczenie pracownia, w którym zgadza się on na potrącenie z wynagrodzenia o pracę wartości niedoborów, które mogą się ujawnić w przyszłości w wyniku inwentaryzacji będzie bezskuteczne.
Co bardzo ważne, mimo iż zgoda pracownika jest dobrowolna, zostały wprowadzone pewne ograniczenia, które niejako chronią pracownika przed samym sobą. Ograniczeniem tym jest kwota wolna od potraceń w wysokości minimalnego wynagrodzenia, w razie potrącania należności na rzecz pracodawcy, oraz 80% tego wynagrodzenia, jeśli potrącane są inne roszczenia. Wskazane powyżej granice nie mogą zostać przez strony ukształtowane w sposób mniej korzystny dla pracownika.
Podsumowując: zgoda pracownika na potrącenie z wynagrodzenia o pracę musi być dobrowolna, wyrażona na piśmie oraz dotyczyć konkretnego długu, którego wysokość jest znana pracownikowi.